Бухгалтерия на аутсорсе: критерии надежного партнера
Основная специализация аутсорсинговой компании «Финансовая Мастерская» — ведение бухгалтерского учета. Эта обязанность, возложенная на организации законодательством РФ, устанавливает ответственность руководителей за правильность финансовой отчетности, но одновременно дает им свободу реализации. «Для компаний, в которых существует необходимость оптимизировать расходы на ведение бухгалтерии, то есть перенаправить финансовые и временные ресурсы на работу по ключевым направлениям без потери качества и удобства на уровне штатной бухгалтерии, наиболее подходящим вариантом является бухгалтерский аутсорсинг», — говорит генеральный директор ООО «Финансовая Мастерская» Юлия Ивановна Воронцева. О том, как строится работа на взаимовыгодных условиях с заказчиками, мы подробно остановились в интервью.
Юлия Ивановна, сотрудничество с вашим предприятием оценило немало компаний — представителей торговой, строительной, производственной отраслей, сферы услуг. В чем секрет успешного взаимодействия?
С нами очень комфортно работать. Мы всегда идем от потребностей заказчиков, делаем все для их удобства и безопасности. Например, сняли дополнительный офис для переговоров, чтобы работа персонала не отвлекала от вдумчивой беседы с клиентом и составления подробной схемы работы с ним. С каждым мы подписываем соглашение о конфиденциальности. Что касается основной работы, то опытным путем мы нашли устойчивые формы взаимодействия со средним бизнесом, составляющим костяк партнеров, и малыми предприятиями, которые также обращаются к нам за той или иной услугой.
Но прежде, чем что-либо предложить той или иной организации из нашего портфеля, мы внимательно изучаем ее потребности. Смотрим, насколько для нее актуален формат полного аутсорсинга: бывает, что предлагаем оставить штатного бухгалтера для ведения первичной документации, а остальное сопровождение берем на себя. У кого-то наоборот, наш главный бухгалтер лишь формирует отчетность, а текущую работу выполняют штатные специалисты. Та или иная форма сотрудничества и набор услуг во многом зависят от специфики деятельности компании. С каждым клиентом складывается индивидуальная схема сотрудничества.
Давайте остановимся на ваших услугах подробнее. Что вы предлагаете бизнесу?
Мы работаем по трем основным направлениям. Во-первых, предлагаем комплексное бухгалтерское сопровождение, включающее расчет заработной платы, налогов и взносов, подготовку кадровых, платежных документов, предоставление отчетности в ПФР, ФСС. Занимаемся постановкой восстановлением бухгалтерского учета, готовим отчетности и др. Во-вторых, проводим консультации по бухгалтерскому и налоговому учету. И, наконец, ставим и автоматизируем управленческий учет.
Насколько управленческий учет необходим предприятию и что он включает в себя?
Управленческий учет в компании — это система, обеспечивающая ее руководство информацией, необходимой для принятия решений и эффективного управления. Зачастую компания не может стабильно развиваться только потому, что ее руководители просто не знают, какой из видов деятельности или отделов наиболее прибылен и почему. Правильно поставленный управленческий учет позволяет получить информацию, необходимую для расстановки приоритетов в деятельности предприятия, планирования его дальнейшей работы, предоставляет базу для оценки перспективности открывающихся возможностей и снабжает механизмами контроля за исполнением принятых решений.
Процесс внедрения системы управленческого учета может быть успешен при соблюдении трех условий: наличие хороших специалистов, активное участие высшего руководства компании и наличие специальных ресурсов, выделенных для этой задачи. Мы — эксперты в этом деле, поскольку имеем команду профессионалов этого направления деятельности и многолетний опыт постановки именно управленческого учета.
Услуга постановки управленческого учета — не из дешевых и она менее популярна, чем бухгалтерский учет, однако руководство компаний, которое ее заказывает, получает ни с чем не сравнимое ощущение управляемой организации.
Какое-либо дополнительное сопровождение бизнеса вы предлагаете?
Да, у нас есть пул дополнительных услуг для предприятий. Помимо бухгалтерского и управленческого, осуществляем кадровый учет. Это отдельная область, которую обычно «сваливают» на бухгалтеров, но, как правило, в ней они некомпетентны. Однако государство предъявляет жесткие требования к оформлению трудовых книжек, штатного расписания. За несоблюдение необходимых стандартов кадрового учета предприятие получает огромные штрафы из-за, казалось бы, незначительной оплошности. Например, занимаемой сотрудником должности нет в штатном расписании, либо нет соответствия названия в нем и приказе о назначении. Наши специалисты скрупулезно сверяют все записи в кадровых документах.
Также мы проводим консультации по правовым вопросам. У нас в юридическом отделе работает порядка 15 человек.
Есть у нас еще одна услуга, которую нечасто предлагают наши конкуренты. Это — ответственное хранение документов. Все, что связано с бумажной работой компании, нельзя оставлять без внимания. За период отчетности у предприятий скапливается огромное количество всевозможных бумаг, которые они обязаны хранить и предоставлять при необходимости: например, контролирующим органам. Часто бывает так, что при проведении налоговой проверки нужный документ не находится, потому что в спешке его приобщили не туда или утратили. Мы предлагаем компаниям хранение в несгораемых шкафах, расположенных в сухих проветриваемых помещениях на арендованных площадях. Организация системы хранения и электронный каталог позволят быстро получить доступ к любому документу компании и передать заказчику его копию либо оригинал.
Какие услуги из вашего обширного перечня запрашивают чаще всего?
К нам часто обращаются начинающие бизнесмены, с которыми очень приятно работать: мы подробно консультируем их при открытии компании, подбираем оптимальную систему налогообложения. Другая востребованная услуга — восстановление бухгалтерского учета. К сожалению для бизнеса, на огромном рынке бухгалтерских услуг велика вероятность попасть к непрофессионалам, которые подрывают репутацию профессии.
Наверное, поэтому российские компании так неохотно перенимают европейский опыт, где аутсорсинг бухгалтерских услуг — обычное дело?
Скорее, тут дело в нашем менталитете. Руководитель предприятия думает, что сидящий рядом сотрудник бухгалтерии более надежен, чем сторонний специалист. Однако ни одного штатного специалиста нельзя привлечь к ответственности за некомпетентность при исполнении своих обязанностей — ведение бухгалтерского учета. Главные бухгалтеры попадают под судебные разбирательства в связи с другими деяниями: махинациями, мошенничеством. Поэтому все риски лежат не на штатном сотруднике, а на руководителе. «Финансовая Мастерская» берет на себя полную ответственность за качественное ведение бухгалтерии заказчика, что и прописано в договоре. Наша ответственность застрахована в страховой фирме.
Я понимаю, что бухгалтерия — область конфиденциальная, однако есть у вас примеры из практики, которыми вы гордитесь?
Отговорили клиента от схемы оптимизации налогов через заключение контрактов с ИП. Если недавно такие взаимодействия считались приемлемыми, то сейчас налоговики их трактуют как необоснованное получение налоговой выгоды. Есть и судебная практика, это подтверждающая. Поэтому мы, хотя и не усмотрели намеренного ухода от налогообложения у клиента, порекомендовали ему выбрать иную схему оптимизации.
Какие еще рекомендации вы даете своим партнерам, чтобы их повседневная деятельность была безопасной?
Мы всегда страхуем всех наших клиентов, рассказывая о новшествах со стороны госорганов. Постоянно мониторим правовое поле, изучаем судебные прецеденты. По документообороту предприятия мы можем судить, какие риски ему угрожают в связи с тем или иным нововведением, и как в связи с этим лучше всего обеспечить финансовую безопасность. Сообщаем о количестве и составе документов, которые необходимо предоставлять в различные структуры.
Говорим обо всех тонкостях договорной работы, скажем, с контрагентами. Чтобы избежать подозрений в экономическом сговоре, советуем запросить весь пакет учредительных документов будущего партнера, заверенный подписями и печатями, причем сделать это при заключении контракта, а не позднее. Тонкость в том, что, если спустя годы работы вдруг возникнет налоговое разбирательство с контрагентом, оно обязательно коснется его партнера. В ходе проверки договоров при отсутствии необходимых документов, подтверждающих непричастность добросовестной фирмы к подозреваемым налоговым махинациям, оформить их задним числом и предоставить контролерам не получится, так как все деловые бумаги проходят экспертизу на определение точной даты их подписания. Да, когда контрагентов много, есть вероятность что-то упустить в договорной работе, утратить сам документ, но всегда можно хотя бы минимально себя обезопасить, например, сделав скриншот с документа. Это станет одним из аргументов в доказательной базе, если возникнет спор, и поможет решить вопрос в досудебном порядке.
То есть вы не просто занимаетесь отчетностью, а стоите на страже безопасности деятельности предприятий? Какова стоимость такой всесторонней работы?
У нас — гибкая система ценообразования. Тарифы зависят от количества документов компании. Казалось бы, в этом нет ничего особенного. Однако для некоторых предприятий это определяющий ценовой фактор, связанный, например, с сезонностью. В пик сезона, скажем, у строителей, количество документов возрастает, а в спокойный период падает вместе с уменьшением прибыли. Понимая это, мы принимаем оплату, исходя из количества обработанных документов. Таким образом, наши клиенты не несут лишних расходов. Мы работаем в среднем ценовом сегменте и поднимать цены не собираемся.
К чему стремится «Финансовая Мастерская»?
К постепенному развитию вместе с нашими клиентами. При этом я не измеряю успех своей компании количеством заказчиков. Проектов может не быть много, но пусть они будут многоступенчатыми, сложными, многозадачными. Нашу компетенцию подтверждает тот факт, что со времени основания компании ни один клиент от нас не ушел, а количество значимых перспективных заказчиков возросло.
Конечно, это не происходит само собой: я выстраиваю график работы своих специалистов-бухгалтеров, понимаю, какое количество операций в день они производят. Честно сказать, коллектив у нас подобрался очень крепкий: начальник бухгалтерского отдела — аттестованный специалист с большим стажем, все сотрудники постоянно проходят профильное обучение. Да и я не новичок в профессии.
