Аутсорсинг бухучета: профессионализм, доступный каждому

Галина Бадина

Генеральный директор

Окончила Московский университет потребительской кооперации по специальности «бухгалтерский учет и аудит». Уже на втором курсе вуза работала главным бухгалтером, на четвертом - пришла в аудиторскую компанию «АРНИ», где сначала была стажером в отделе общего аудита, через два месяца была переведена на должность аудитора, позже - назначена главным бухгалтером, в 2001 г. организовала отдел бухгалтерского учета и налогового консультирования. В 2004 - возглавила компанию «Эдвайз-Аудит».

Сейчас ведется много разговоров о целесообразности передачи бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг. Западные компании уже давно пошли по этому пути. Большинству российских предпринимателей привычнее работать с внутренним бухгалтером, хотя с каждым годом число отечественных фирм, обратившихся к аутсорсингу, неуклонно растет. Предприятиям какого профиля выгоднее работать по этой схеме? Как правильно выбрать аудиторскую фирму? Какие принципы она должна закладывать в свою работу? Какая ответственность при этом ложится на плечи бизнесменов? Об этом наш разговор с генеральным директором «Аудиторской компании «Эдвайз-Аудит» Галиной Аркадьевной Бадиной. «Аудиторская компания «Эдвайз-Аудит» с 2000 г. предлагает бухгалтерские и юридические услуги, аудит, кадровый и финансово-управленческий консалтинг. Предприятие занимается ведением, постановкой, восстановлением и автоматизацией бухгалтерского и налогового учета; обязательным, инициативным и налоговым аудитом;
постановкой, восстановлением и оценкой состояния кадрового учета и документооборота; правовым сопровождением, регистрацией и ликвидацией предприятий, внесением изменений в учредительные документы; организационным экспресс-аудитом, разработкой бизнес-планов и ТЭО, внедрением управленческого учета.

Расскажите об основных принципах работы «Эдвайз-Аудит» по направлению бухгалтерского аутсорсинга.

Для нашей компании ведение учета стало одним из основных видов деятельности, и здесь у нас сложилась целая система взаимодействия с клиентами.

Во-первых, мы поддерживаем качество оказания услуг на высоком профессиональном уровне, для чего придерживаемся комплексного подхода. В нашем случае это работа команды — бухгалтера, аудитора и юриста. Я считаю, что в современных условиях для ведения бухгалтерского и налогового учета даже в средней компании, знаний и опыта только одного бухгалтера недостаточно. Чтобы получился качественный учет, необходима работа команды. Сначала мы изучаем клиента и его среду: рынок, особенности бизнеса, сложившийся документооборот, имеющиеся проблемы, обсуждаем с заказчиком причины их возникновения, а также планы и перспективы развития компании. Затем юрист просматривает договоры на предмет хозяйственных рисков, а аудитор — налоговых. После этого комплексно принимаем решение, как ставить учет и чем мы можем помочь в решении тех или иных проблем.

Конечно, правильнее и эффективнее было бы, если заказчики приходили к нам до момента регистрации компании, тогда бы изначально закладывался качественный фундамент. Опыт работы нашей команды и мой лично позволяют помочь клиенту организовать свой бизнес без лишних ошибок. А вести учет после кого-то — это как переделывать уже построенный дом. Тем более что мы, не ограничиваемся только ведением учета.

Во-вторых, нашу компанию отличает оперативность. Если у клиента возникает срочный вопрос, то мы откладываем все дела, в экстренном порядке проводим рабочее совещание и выдаем заказчику результат. Но и от клиентов требуем оперативного предоставления документов и информации, чтобы мы, в свою очередь, могли своевременно разглядеть проблему. Мы не из тех, кто сдает отчетность в последний день, по нашим стандартам это просто запрещено и считается экстренной ситуацией. Также хочу отметить, что наша фирма не загружает своих специалистов большим количеством клиентов, иначе мы не сможем предоставить ни качество, ни оперативность. У каждого сотрудника такой объем работы, чтобы он смог спокойно разобрать и проанализировать все документы заказчика, пообщаться с ним по возникшим вопросам, посоветоваться с коллегами, в каких-то вопросах со мной.

В-третьих, когда заказчик приходит первый раз, я лично принимаю его, вникаю в суть дела, назначаю соответствующего специалиста. В большинстве аналогичных фирм его принимает менеджер по работе с клиентами или какой-то другой сотрудник. В нашей компании у каждого заказчика есть персональный бухгалтер высокой квалификации, но всех специалистов курирую я. Я — ответственное лицо на фирме, которое за все отвечает. Соответственно, я знаю всех клиентов, всегда нахожусь в курсе их дел и проблем, и любой из них может обратиться непосредственно ко мне. Когда задаю вопрос заказчикам: «Почему вы в итоге остановили выбор именно на нас?», то достаточно часто слышу ответ: «Потому что в вашей фирме меня сразу приняли вы — первое лицо, и начали обсуждать проблему. Когда я приходил в другие компании, то мне предлагали подождать сначала одного специалиста, затем — другого, потом — третьего, а в итоге со мной так никто и не поговорил».

Не может ли ваш подход «каждому клиенту — персональный бухгалтер» привести к переманиванию заказчиками специалистов «Эдвайз-Аудит» к себе на работу?

В отличие от других руководителей, я никогда не боялась и не боюсь, что клиенты уведут у меня бухгалтеров, потому что многие заказчики ориентированы лично на мои знания, опыт и связи. В моей практике никогда не было подобных случаев. Кроме того, заказчики прекрасно понимают, что у нас каждый вопрос решается комплексно. Ну, переманят они бухгалтера, а что он один сможет сделать? Каково будет качество его работы в сравнении с работой целой группы специалистов?

Сегодня предприятия все чаще отдают непрофильные направления деятельности на аутсорсинг. Каким компаниям и почему выгодно работать с внешней бухгалтерской фирмой?

В первую очередь, предприятиям с небольшим документооборотом или применяющим типовые документы. А, к примеру, логистическим компаниям, у которых ежедневно происходит множество операций, удобнее работать с внутренним бухгалтером, т. к. это будет более оперативно. Но, по большому счету, если у фирмы выстроен документооборот и есть сотрудник, ответственный за него, который способен сделать необходимую подборку документов и передать ее нам для дальнейшей обработки, то можно работать с компанией любого профиля. Все дело в выстраивании технологии работы: ведь не обязательно клиенту с каждым документом ехать к нам — есть электронная почта, ресурсы для обмена информацией и т. д.

Преимущество аутсорсинга в том, что, во-первых, содержание хорошего бухгалтера всегда дороже, чем стоимость наших услуг. Во-вторых, заказчик никогда не столкнется с такой ситуацией, что бухгалтер заболеет, уйдет в отпуск, уволится и пр. Наши специалисты всегда окажут ему помощь. В-третьих, клиенту не придется сомневаться в профессионализме бухгалтера. Если у руководителя нет экономического образования, то ему сложно понять, насколько качественно ведется учет в его компании, и в таком случае все ошибки выявятся только при налоговой проверке.

Как вы оцениваете уровень современных бухгалтеров?

К сожалению, сегодня на рынке трудно найти ответственных и профессиональных специалистов. Например, многие бухгалтера, работающие с компаниями, находящимися на упрощенной системе налогообложения, практически не ведут бухгалтерский учет. Хорошо, что вступивший в силу с 01.01.2013 г. новый закон «О бухгалтерском учете» обязал все предприятия, независимо от режима налогообложения, вести учет. Я считаю, что чем жестче и точнее будут требования к ведению бухучета, тем лучше для специалистов и, соответственно, для предприятий. У меня складывается впечатление, что сегодня все квалифицированные главные бухгалтера уже разобраны и работают в крупных компаниях. Возможно, основная причина низкой подготовки современных специалистов в нежелании учиться.

И как в таких условиях вы подбираете персонал?

Это болезненный вопрос не только для нас, но и для всех аналогичных компаний. К счастью, основной костяк уже давно сформирован, но, конечно, по мере роста фирмы мы набираем новых сотрудников. В первую очередь я обращаю внимание на наличие высшего бухгалтерского образования, потому что бесполезно обучать человека, если нет фундамента. Обязательно провожу тестирование, и у меня есть «ловушки» на внимательность, вопросы, связанные с пониманием общей экономики и других дисциплин. Помимо профессиональной подготовки для меня важны такие качества, как ответственность, любовь к своему делу, коммуникабельность.

В договоре у аудиторской компании прописана полная материальная ответственность за свои действия. А какая ответственность ложится на плечи клиента?

Иногда бывают ситуации, когда клиенты подписывают договора и другие документы, которые несут в себе определенные налоговые и финансовые риски, не обсудив их с нами. Для таких заказчиков мы проводим ликбез бухучета и налогообложения, чтобы они понимали, какие могут возникнуть последствия, если они не посоветуются со специалистами. Но если все-таки руководитель решил поступить по-своему, то мы просим его в письменной форме указать, что о возможных последствиях он предупрежден и все риски берет на себя. Об этом говорится и в новом законе «О бухгалтерском учете»: «Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств… В случаях получения от руководителя предприятия распоряжения совершить такое действие, главный бухгалтер, не приводя его в исполнение, в письменной форме обращает внимание директора на незаконность данного им распоряжения. При получении от руководителя повторного письменного распоряжения главный бухгалтер исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенной операции несет руководитель, который обязан о принятом им решении немедленно в письменной форме сообщить руководителю вышестоящего органа». Это некая «подушка безопасности» для бухгалтеров и для нас в том числе. После разъяснений многие руководители отказываются от своих намерений и делают так, как мы рекомендуем. Клиенты понимают, что мы отвечаем за качество ведения учета и правильность расчета налогов, поэтому относятся к этому с пониманием. Хотя и до введения нового закона мы практиковали то же самое.

Достаточно часто вы даете своим клиентам рекомендации по организации бизнеса. В результате у вас выделилось отдельное направление — финансово-управленческий консалтинг. Какой комплекс услуг он предусматривает и что дает предпринимателям?

Совместно с партнерской фирмой «Эдвайз-Консалт» мы комплексно диагностируем систему финансового управления компании; разрабатываем финансовую стратегию, оптимизируем управление расходами и денежными потоками, внедряем системы бюджетирования, занимаемся постановкой и реорганизацией системы управленческого учета, разрабатываем системы управленческой отчетности, механизмы управления инвестициями, занимаемся предварительным анализом сделок с капиталом и мн.др.

Консалтинг дает собственнику объективный взгляд со стороны на свое предприятие. За время работы любой компании многие вещи становятся закостенелыми, а для того, чтобы бизнес был конкурентоспособный, необходимо постоянно совершенствовать технологии и инструменты управления. Мы наработали большой практический опыт в сфере финансово-управленческого консалтинга с предприятиями различного профиля, и нам есть, что предложить клиентам.

В завершении нашего разговора, что бы вы могли посоветовать потенциальным заказчикам при выборе бухгалтерской компании?

Предприниматель должен обратить внимание, во-первых, на оперативность работы коллектива, во-вторых, на отношение к документам и предоставляемые гарантии качества услуг и, в-третьих, занимаются ли с ним персонально, в том числе руководство: проговаривают ли схему деятельности, взаимодействия и пр. Если клиенту не предлагают подобную схему работы — это сигнал, что он пришел не в ту компанию.